Tips voor een pakkende uitnodiging

Ons evenementenbureau krijgt vaak de vraag; “hoe krijg ik zoveel mogelijk genodigden op mijn evenement?”. Dat heeft uiteraard alles te maken met de invulling van deze dag, maar als de uitnodiging al niet aanspreekt dan kan dat alsnog de reden zijn dat er minder gasten komen dan je had verwacht. Hierbij wat tips voor een pakkende uitnodiging!

Met een goed evenement kun je nieuwe klanten aantrekken, je zichtbaarheid in de markt vergroten en collega’s betrekken bij de nieuwe strategie. Je kunt mensen verrassen, activeren, verbinden en inspireren. Het begint allemaal met een effectief uitnodigingstraject.

Je kan deze tips prima inzetten voor het organiseren van je stakeholdersbijeenkomst, personeelsdag, teambuildingsdag of relatiedag.

Drijfveren vanuit neuromarketing

Hersenonderzoekers bestudeerden wat er gebeurt in de hersenen wanneer mensen een reclame-uiting of product zien. Zij toonden aan dat er drie drijfveren bepalend zijn om mensen in beweging te krijgen:

1. Spiegelneuronen (kuddegedrag)

2. Beloning (nuccleus accumbens)

3. Pijn vermijden (amygdala)

1. Spiegelneuronen

Genodigden vertonen kuddegedrag. Zij willen je evenement niet missen als ze vermoeden dat ‘iedereen gaat’. Zo gebruik je dit inzicht in je uitnodigingstraject:

• Laat zien wie er nog meer komen of wie je hebt uitgenodigd (sleutelfiguren).
• Gebruik testimonials.
• Gebruik een link naar een filmpje van een eerdere editie, in het filmpje zie je dat de deelnemers het naar hun zin hebben.

2. Beloning

Genodigden zullen zich aanmelden als ze het gevoel hebben dat dat wat voor ze oplevert: kennis, contacten en plezier. Zo gebruik je dit inzicht in je uitnodigingstraject:

• Omschrijf wat de relevantie is op persoonlijk niveau: wat heeft de genodigde er aan om te komen?
• Biedt een aantrekkelijke locatie en goed eten. En die regelen wij graag voor je.
• Koppel opleidingspunten aan het programma.

3. Pijn vermijden

Genodigden zullen zich aanmelden als ze bang zijn dat het hen schaadt om niet te komen. Zo gebruik je dit inzicht in je uitnodigingstraject:

• Maak het verplicht om te komen, als je niet komt dan word je er op aangesproken.
• Benut een actueel thema vanuit wet- of regelgeving: als je de kennis niet vergaart dan heeft dat gevolgen.
• Onderstreep de persoonlijke relatie: ‘ik mocht 5 mensen uitnodigen en moest direct aan jou denken’, de genodigde is bang dat het afwijzen van de uitnodiging de relatie kan schaden.

Praktische tips voor een pakkende uitnodiging

Hieronder heb ik nog een aantal praktische tips op een rij gezet voor je uitnodigingstraject:

1. Persoonlijk

Zorg ervoor dat je genodigden voelen dat het écht om hen draait.

• Maak het uitnodigingstraject zo persoonlijk mogelijk, dat gaat veel verder dan een voornaam boven de mail. Activeer alle collega’s die contact hebben met de genodigden (bijv door een korte kickoff).
• Zij moeten hun eigen gasten uitnodigen, bij voorkeur per telefoon. Zet onder elke e-mail uitnodiging de naam van de contactpersoon van de genodigde, diegene is bij voorkeur ook de afzender van de mail. Eventueel kun je iedereen met klantcontact 10 plaatsen geven om te vullen
• Waak ervoor dat een e-mail uitnodiging eruit ziet als een nieuwsbrief, dan krijgt het bericht zelden de aandacht die het verdient. Je kunt beter een persoonlijk, kort tekstmailtje sturen met een link naar de eventsite.
• Wanneer genodigden zich aanmelden die je nog niet kent, bel ze dan om alvast kennis te maken.
• Een mooie uitnodiging per post is weer eens iets anders dan mail en zal vele gasten doen verrassen!  Ook hiermee helpen wij je graag.

2. Helder

• Gebruik niet zoveel mogelijk argumenten, beperk je tot de krachtigste beweegredenen: ‘Wat heb je eraan?’
• Communiceer locatie, datum, tijdstip en kosten.
• Omschrijf de probleemstelling zodanig dat de genodigde zich erin herkent.

3. Relevant

Wat schiet de genodigde ermee op?

• Testimonials van deelnemers (vakgenoten) aan eerdere programma’s.
• Omschrijf wat je eraan hebt, in plaats van de vorm. Neem niet ‘Interactie’ of ‘Brainstorm’ op in je programma, maar wél het eindresultaat ‘Je hoort van vakgenoten hoe zij omgaan met…’
• Zet geen ‘sportieve activiteit’ in je programma, dat is voor veel genodigden een drempel om zich aan te melden.
• Relevante genodigdenlijst: zelfde niveau, zelfde belangen.
• Omschrijf de ‘borrel’ als ‘netwerkborrel’
• Voeg een deelnemerslijst bij bij de bevestiging (evt toestemming vragen in het aanmeldformulier)

 Heb je hulp nodig of wil je nog meer tips voor een pakkende uitnodiging? Bel of mail ons gerust, wij staan graag voor je klaar!

‘Veel succes met het maken van een pakkende uitnodiging voor jouw evenement’.

Blog: Ingeborg Leerkes